Facility/Office Manager Madrid

Job description

utopicus es una red de espacios de coworking y lanzadera de iniciativas innovadoras y transformadoras. Desde 2017 formamos parte de Grupo Colonial , una SOCIMI especializada en oficinas prime que cotiza en el índice de referencia de la bolsa española, Ibex 35. Está presente en las principales zonas de negocio de Barcelona, Madrid y París con una cartera de oficinas prime de más de un millón de m² y un valor de activos bajo gestión de más de 8.600 millones de euros.

Nuestros espacios son colaborativos e innovadores, con valores más allá del trabajo: centrado en las personas, en el desarrollo personal de los coworkers, su calidad de vida dentro de la comunidad y un ambiente sano, creativo y colaborativo. Seguimos un enfoque triple win: que gane la persona, la empresa/equipo, y la sociedad, enfoque que consideramos la base de nuestro éxito.

Seleccionamos Facilities/Office Managers para las nuevas aperturas en Madrid.

 

FUNCIONES

Responsable de crear -vibe- experiencia positiva en el espacio utopicus en todos los servicios que ofrecemos, asegurar procesos ágiles en el día a día y buena atmósfera en todos los sentidos: lo que una persona ve, oye, prueba, comparte, usa y experimenta utopicus. 

Funciones

  • Construir experiencia positiva en el entorno de trabajo utopicus. Contacto 100% y constante con las personas.
  • Altas, gestión y actualizaciones de coworkers con los procedimientos estándar. Coordinar el onboarding de clientes con los community builders. Planificación y asistencia en las altas y salidas de coworkers, preparación y reparto de packs de bienvenida.
  • Atención a coworkers en su día a día, el objetivo es que los procesos fluyan y los coworkers/usuarios tengan una experiencia positiva. En concreto, ayudar a los coworkers con la facturación y gestión de reservas a través del software de gestión interno, comprobando facturas y gestionando altas y cualquier información al respecto.
  • Gestión de facilities y mejora de las operaciones. Llevar a cabo los procesos creados para el mantenimiento de espacios: orden, limpieza, hardware, etc. Velar por el cumplimiento de los indicadores de calidad. Conocer y hacer cumplir todas las reglas de prevención de riesgos y las normas de seguridad e higiene en el trabajo. Gestión de incidencias en software interno.
  • Coordinar la realización de mantenimiento, instalaciones y pequeñas reformas o reparaciones con el proveedor adecuado. Sobre todo, limpieza, climatización, accesos e Internet.
  • Organización y orden del espacio
  • Mensajería: recepción de cartas y paquetes, encargado/a de organización y reparto de los mismos.
  • Gestión de los servicios, como por ejemplo oficinas virtuales (domicilio fiscal + centralita virtual). Atención telefónica en la centralita de virtual
  • Gestión de salas: reservas de salas para reuniones y formación con precios cerrados, actualización de los calendarios. Asegurar el acondicionamiento y material de las salas para cada reserva y el soporte a sus asistentes (videoconferencias, flipchart, papelería, bebidas, etc.)
  • Comunicarse y coordinarse con los responsables de operaciones, mantenimiento y servicios compartidos para asegurar un alto nivel de satisfacción y experiencia positiva entre los coworkers.
  • Realización de informes y reporte de KPI´s
  • Reportas directamente al Space Manager.

Requirements

  • Valorable formación universitaria.
  • Necesaria experiencia en atención al cliente y /o ventas
  • Valorable experiencia en espacios de coworking
  • Persona muy organizada y ordenada, se valorará positivamente experiencia en gestión/administración
  • Habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Habilidades de organización y realización de multitareas.
  • Demostrar integridad, honestidad, responsabilidad individual y empatía.
  • Capacidad para relaciones sociales, una persona atenta y extrovertida, con dotes comerciales.
  • Conocimientos en informática básica y soltura en nuevas tecnologías.
  • Nivel alto de inglés.